打电话时的注意事项

接电话也是一个人素质的体现，在你所有的电话中，更多的可能是商业电话。这就要求你必须具备一定的商业基本常识和礼节，以下几点是你打电话时应该考虑的几个方面：
　　
　　1.理清自己的思路
　　当你拿起电话听筒之前，应先考虑一下自己想要说些什么？不要在毫无准备的情况下，给他人打电话，你可以在自己的脑海中设想一下要谈的话题或草草写下想说的事情。
　　
　　2.养成随时记录的习惯
　　在你的办公桌上，应时时放有电话记录用的纸和铅笔。一手拿话筒，一手拿笔，以便能随时记录。
　　
　　3.立即表明自己的身份
　　当你拿起电话时，首先道出自己的身份以及自己所属的组织的名称。然后以“您好！”“你最近怎样？”或者“一切都还顺利吗？”或类似的问候作为你们谈话的开场白。称呼对方的名字，以便让对方了解到你知道其名字，缩小你们的距离感。
　　
　　4.确定对方是否具有合适的通话时间
　　当你给他人打电话时，他们也许正忙于自己的某一事情。你应当表明自己尊重他们的时间，并给他们足够的时间作适当的调整。你可以在开始讲话时向对方问一下：
　　“您现在接电话方便吗？”
　　“您现在忙吗？”
　　“您现在有时间同我谈话吗？”
　　“这个时候给您打电话合适吗？”
　　“您能抽出点儿时间听听我的话吗？”等等。
　　
　　5.表明自己打电话的目的
　　当你接通电话时，立即向对方讲明自己打电话的目的，然后迅速转入所谈事情的正题。职业专家们认为，商场上的机智就在于你能否在三十秒内引起他人的注意。最有效率的领导几乎从来不花费一分钟以上的时间因为任何事情进行讨论。
　　
　　6.给对方足够的时间作出反应
　　即便你想迅速解决某一紧急的事务，也应该给对方足够的时间，让他们对你的要求作出反应。如果你拿起电话说个不停，那会使对方误以为你正在朗读材料呢。
　　
　　7.避免与旁人交谈
　　当你打电话时，如果你中途与身边的其他人说话，这是极不礼貌、也不合适的行为。如果你万一这时有一件更加重要的事情需要处理，你应该向对方道歉，并讲明理由，然后以最短的时间处理完这些事情，不要让他人久等。如果你考虑到对方等候的时间可能会长，你可以向对方道歉，然后过一会再打过去。但在你打电话时，最好要避免这种情况的发生。
　　
　　8.设想对方要问的问题
　　当你在电话中与他人进行商务谈话时，对方肯定会问你一些问题，所以你应该事先准备好如何作出回答。一位公司的总经理助理给城外的分公司的一位专家打去电话，请他参加总公司的会议，那个专家听后立即说道：“为什么我要跑这么远去参加这个会议呢？”在这种情况下，一个拙劣的回答可能是：“我想您最好来这儿。”但如果你事先预想到了这样的回答，并且能十分机智地给予反馈，你就可以回答说：“您是这方面的专家，而且我们讨论的问题恰巧在您的研究范围之内，因此如果您能光临，会对我们有很大帮助。”听了这些话，那个分公司的专家当时就改变了态度——“好的，我会准时参加的。”

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